Een vrijwaring laten tekenen voor een surfles, workshop of activiteit

Een vrijwaring is geen vrijbrief. Tegenover consumenten sluit je je aansprakelijkheid voor letsel er in de EU nauwelijks mee uit. Toch is hij de moeite waard: met een getekende vrijwaring laat je zien dat de gast de risico’s en regels kende, de instructies kreeg en zijn gezondheid en ervaring eerlijk opgaf. Laat elke deelnemer apart tekenen, bij een kind een ouder.

Wat is een vrijwaring bij een activiteit?

Een verklaring die een deelnemer tekent voordat hij gaat surfen, duiken, klimmen of met gereedschap werkt. In het dagelijks taalgebruik heet dat ook afstandsverklaring, disclaimer of waiver. Wie op “vrijwaring” zoekt, vindt vooral iets anders: een vrijwaring van de Belastingdienst of bij de verkoop van een auto. Dit stuk gaat over de verklaring bij sport, les en activiteiten.

Kun je met een vrijwaring je aansprakelijkheid uitsluiten?

Tegenover een consument nauwelijks en zeker niet voor letsel dat door jouw fout ontstaat.

• EU: de richtlijn over oneerlijke bedingen noemt bedingen die aansprakelijkheid “bij overlijden of lichamelijk letsel” uitsluiten of beperken als voorbeeld van een oneerlijk beding (bijlage, punt 1 a).
• Nederland: een beding dat jou bevrijdt van een wettelijke verplichting tot schadevergoeding wordt vermoed onredelijk bezwarend te zijn (artikel 6:237 sub f BW). Dat is een vermoeden: een rechter weegt het per geval.
• België: een beding dat aansprakelijkheid uitsluit bij overlijden of letsel van de consument door een doen of nalaten van de onderneming is altijd onrechtmatig (artikel VI.83, 25° WER).

Je verzekering voor bedrijfsaansprakelijkheid blijft dus het eigenlijke vangnet.

Wat zet je wel in een vrijwaring?

Wat een vrijwaring sterk maakt, is dat hij concreet is over jouw activiteit. Dit zijn de onderdelen die ertoe doen:

Onderdeel	Waarom
Wat de activiteit inhoudt en welke risico’s erbij horen	de gast weet waar hij aan begint
De regels en instructies, zoals een wetsuit dragen of binnen de vlaggen blijven	je laat zien dat je ze gaf
Vragen naar gezondheid en ervaring, zoals kunnen zwemmen	je kunt een les aanpassen of weigeren
Toestemming voor foto’s, los aan te vinken	dat hoort niet vast aan deelname
Naam, geboortedatum, datum en handtekening per deelnemer	je weet wie wat tekende
De versie van de tekst	na een wijziging weet je welke versie gold

Schrijf in gewone taal en in de taal van de gast. Een vrijwaring van vier pagina’s juristentaal leest niemand. Dan kun je moeilijk volhouden dat de gast de risico’s kende.

Mag je vragen naar de gezondheid van deelnemers?

Ja, met voorwaarden. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken ervan is verboden, tenzij een uitzondering geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer (artikel 22 Uitvoeringswet AVG). In de praktijk:

• vraag alleen wat je voor de veiligheid nodig hebt, zoals astma, epilepsie of zwangerschap bij een duikles;
• laat de deelnemer uitdrukkelijk toestemmen, met een eigen vinkje;
• laat alleen de begeleider van die les de antwoorden zien;
• bewaar ze niet langer dan nodig.

Wie tekent voor een kind?

Een ouder of voogd. In Nederland is iemand tot 18 jaar minderjarig (artikel 1:233 BW). Voor toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens onder de 16 jaar is volgens de Uitvoeringswet AVG de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger nodig. Laat bij een gezin dus voor elke deelnemer apart tekenen: de volwassenen zelf, een ouder voor elk kind.

Papier of digitaal?

Een stapel papieren formulieren aan de balie kost op een drukke zaterdag een halfuur en raakt zoek in een natte surfhut. Digitaal tekenen kan thuis, voor de les. De handtekening staat dan meteen bij de boeking. Laat het formulier op de dag zelf op een tablet tekenen door wie het thuis vergat.

Laten tekenen met Superota

Je schrijft een vrijwaring per taal en kiest per activiteit welke de gast tekent. Elke deelnemer tekent in het gastenportaal, of op een tablet aan de balie via een link die een uur werkt. Onder de leeftijd die je instelt (standaard 18) tekent een ouder of voogd. De herinneringsmails voor de les melden wie nog niet getekend heeft. Bij de boeking zie je hoeveel handtekeningen er nog ontbreken.

Bij elke handtekening bewaart Superota wie tekende en als wie, de geboortedatum, datum en tijd, de versie en taal van de tekst en waar getekend is. Die gegevens download je als pdf. Een handtekening kan niemand wijzigen of verwijderen, ook een beheerder niet. Als je de tekst aanpast, publiceer je een nieuwe versie; je kiest zelf of wie al tekende opnieuw moet tekenen.

Gezondheidsvragen stel je met de deelnemersvragen bij de activiteit.