Het restbedrag binnenhalen zonder na te bellen

Het restbedrag komt vanzelf binnen als drie dingen vastliggen: een vervaldatum die de gast bij het boeken ziet, een betaallink in plaats van een rekeningnummer en twee herinneringen die zonder jouw hulp vertrekken, twee weken en een paar dagen voor de datum. Wat daarna nog openstaat, is zo weinig dat je het per gast kunt bekijken: bellen of een aanmaning sturen.

Wanneer vraag je het restbedrag op?

Kies een vaste termijn voor de start en noem die op de pagina van de activiteit en in de bevestiging. Twee tot vier weken voor de start werkt voor de meeste lessen, cursussen en kampen. Dan heb je nog tijd om te bellen als het geld uitblijft en om de plek opnieuw te verkopen als de gast afhaakt.

Als iemand later boekt dan die termijn, vraag je meteen alles. Dat voorkomt een vervaldatum die al voorbij is op het moment dat de gast boekt.

Waarom werkt een betaallink beter dan een rekeningnummer?

Bij een overschrijving moet de gast een IBAN overtypen, het bedrag en een kenmerk. Jij zoekt daarna in je bankafschrift welke betaling bij welke boeking hoort. Met een betaallink valt dat weg. De gast klikt en betaalt met iDEAL, Bancontact of een kaart. De betaling staat direct bij de goede boeking.

Een betaallink werkt ook op de telefoon, waar de meeste gasten hun mail lezen. Dat scheelt het meest bij gasten die een betaling uitstellen tot ze achter hun laptop zitten.

Hoe vraag je vriendelijk om te betalen?

Een herinnering vóór de vervaldatum is service. Noem de activiteit, de datum en het bedrag, zet de betaalknop bovenaan en houd het kort.

De tweede herinnering, een paar dagen voor de datum, mag zakelijker. Noem de datum en zet de knop er opnieuw in.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Pas na de vervaldatum en alleen als jij dat besluit. Een gast die al tien jaar bij je surft en een keer vergeet te betalen, wil je bellen in plaats van een standaardbrief sturen. Een nieuwe gast krijgt een korte aanmaning met een nieuwe datum, ongeveer een week later. Schrijf in je voorwaarden wat er gebeurt als ook die verstrijkt, bijvoorbeeld dat de plek vervalt volgens je annuleringsregels.

Wat doe je met een gast die online boekt maar niet afrekent?

Vaak ging er alleen iets mis: de bankapp liep vast of de telefoon ging. Stuur binnen een paar uur één mail met een knop om de betaling af te ronden. Houd de plek een paar dagen vast en geef hem daarna vrij, zodat een volle les niet leeg blijft door een boeking die nooit betaald wordt.

Wat Superota voor je doet

Superota doet de herinneringen zelf en laat de beslissingen aan jou.

Moment	Wat er gebeurt
Gast rondt de online betaling niet af	na 90 minuten krijgt hij één mail met een knop om af te ronden
72 uur na het boeken, nog onbetaald	de plek komt vrij en de boeking verloopt vanzelf
14 dagen voor de vervaldatum	herinnering met een knop om online te betalen
3 dagen voor de vervaldatum	tweede herinnering
3 dagen na de vervaldatum	een aanmaning staat als concept klaar; jij verstuurt, past aan of laat hem liggen

Als je de gast eerst zelf belt, markeer je de boeking als gecontacteerd en blijft de mail na 90 minuten achterwege. Voor een losse betaling maak je vanuit de boeking een betaallink voor elk bedrag tot wat er nog openstaat, met een eigen betaaldatum. Als je IBAN in de instellingen staat, krijgt de gast in de herinnering ook de gegevens voor een overschrijving. Alles loopt via je eigen Stripe-account.