Aanbetaling of alles vooruit? Zo kies je voor workshops en lessen

Laat een losse les, workshop of activiteit tot ongeveer 100 euro volledig vooruit betalen: dat is eenvoudig voor de gast en jij hoeft niets na te jagen. Kies voor een aanbetaling bij dure, meerdaagse of groepsboekingen die maanden vooruit binnenkomen en vraag het restbedrag een paar weken voor de start op. Zo blijft de drempel om te boeken laag en zit je toch niet met lege plekken.

Wat is het verschil tussen een aanbetaling en volledig vooruitbetalen?

Bij volledig vooruitbetalen rekent de gast het hele bedrag af op het moment dat hij boekt. Bij een aanbetaling betaalt hij een deel, bijvoorbeeld 30 procent of een vast bedrag, en volgt de rest later. Dat restbedrag heeft een vervaldatum, meestal een aantal dagen of weken voor de start.

Een aanbetaling is een voorschot op de prijs. Als de gast annuleert, bepalen je annuleringsvoorwaarden wat je houdt. Daarom horen aanbetaling en annuleringsregels bij elkaar: wie het ene regelt, moet het andere ook vastleggen.

Wanneer vraag je alles vooruit?

Volledig vooruit werkt het best als de boeking kort is en dichtbij ligt:

• een losse les of workshop van één dagdeel;
• een boeking die binnen een paar weken plaatsvindt;
• een bedrag dat een gast zonder nadenken afrekent;
• een activiteit met een beperkt aantal plekken, waar een no-show je direct geld kost.

Voor jou scheelt het administratie. Er is geen tweede betaling, geen herinnering en geen gast die op de dag zelf nog moet afrekenen.

Wanneer werkt een aanbetaling beter?

Een aanbetaling verlaagt de drempel bij grote bedragen. Een gezin dat in januari een surfkamp van 450 euro per kind boekt voor juli, betaalt liever nu een deel en de rest vlak voor de zomer. Hetzelfde geldt voor een teamuitje voor twintig personen of een cursus van tien weken.

Ook voor jou heeft het voordelen. Je weet vroeg wie serieus is, je hebt geld binnen voor materiaal of een locatie en de gast heeft al iets betaald, wat de kans op een no-show kleiner maakt.

Hoeveel aanbetaling is normaal?

Een wettelijke norm voor diensten bestaat niet; het is een keuze. Deze vuistregels werken voor de meeste kleine bedrijven met lessen en activiteiten:

Soort boeking	Prijs	Advies
Losse les of workshop	tot ongeveer 100 euro	alles bij het boeken
Privéles of tijdslot	tot ongeveer 150 euro	alles bij het boeken
Meerdaagse cursus of kamp	150 tot 1.000 euro	25 tot 50 procent bij boeken, rest 2 tot 4 weken voor de start
Groepsboeking of teamuitje	vanaf ongeveer 500 euro	vast bedrag of 30 procent bij boeken, rest voor de start of op factuur
Boeking minder dan 2 tot 4 weken vooruit	elk bedrag	alles bij het boeken

De laatste regel is belangrijk. Als iemand een kamp twee weken van tevoren boekt, valt de vervaldatum van het restbedrag al in het verleden. Vraag dan meteen alles.

Mag je een consument alles vooruit laten betalen?

Voor een dienst wel. In Nederland bepaalt artikel 7:26 van het Burgerlijk Wetboek dat een consument bij de koop van een zaak niet verplicht kan worden meer dan de helft vooruit te betalen. Dat artikel gaat over de consumentenkoop: de koop van spullen. Een les, workshop of activiteit is een dienst. Een vergelijkbare grens voor diensten staat niet in dat artikel. Als je naast de les ook spullen verkoopt, zoals een wetsuit of een keramiekset, geldt de regel voor dat deel wel. Laat je voorwaarden bij twijfel nalezen door een jurist.

Meld vooraf duidelijk wat de gast wanneer betaalt. Zet het op de pagina van de activiteit, in de stap waarin hij afrekent en in de bevestiging.

Krijgt een gast zijn aanbetaling terug als hij annuleert?

Dat bepaal je zelf in je annuleringsvoorwaarden. Een gangbare opzet: bij annuleren tot een paar weken voor de start houd je de aanbetaling, daarna reken je een hoger percentage of het hele bedrag. Schrijf het per periode op, zodat een gast het vooraf ziet en jij bij een annulering niet hoeft te onderhandelen.

Hoe regel je dit in Superota?

Per activiteit kies je hoe de gast betaalt. Je hebt vier keuzes: geen aanbetaling (alles vooruit), een vast bedrag, een percentage of een betaalschema in termijnen. Een betaalschema kan bijvoorbeeld zijn: 30 procent bij boeken en de rest 30 dagen voor de start. Je stelt ook een drempel in: tot dat totaalbedrag betaalt de gast alles bij het boeken, daarboven geldt het schema.

Op de laatste stap van het boeken kiest de gast zelf tussen de aanbetaling en het hele bedrag. Betalen gaat via je eigen Stripe-account. Voor het restbedrag krijgt de gast vanzelf een herinnering, 14 en 3 dagen voor de vervaldatum, met een knop om online te betalen. Drie dagen na de vervaldatum staat er een aanmaning voor je klaar. Die gaat pas weg als jij op verzenden klikt, zodat je een vaste gast ook eerst kunt bellen.