Alle Linien, Halt für Halt.

Bestätigung

Sobald die Anzahlung oder der ganze Betrag eingegangen ist, erhält der Gast seine Bestätigung in der Sprache, in der er gebucht hat. Bei einer Aktivität, die nicht online bezahlt wird, bekommt er zuerst eine E-Mail, dass seine Anfrage eingegangen ist. Jede verschickte E-Mail können Sie später nachlesen, genau so, wie der Gast sie erhalten hat.

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Gästeportal

In seinem eigenen Portal sieht der Gast seinen Tag, wer mitkommt und was noch offen ist. Er meldet sich mit einem Link aus seiner E-Mail an und ändert bis zum Starttag selbst Niveau, Erfahrung und seinen Notfallkontakt. Was er ändert, sehen Sie in der Buchung.

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Erinnerung

Zwei Wochen vor dem Start erhält der Gast eine E-Mail zur Vorbereitung. Zwei Tage vorher folgt die letzte, mit Treffpunkt, Startzeit und der zuständigen Person aus Ihrem Team samt Telefonnummer. Wenn davon noch etwas fehlt, wartet die E-Mail einen Tag und Sie sehen, was fehlt.

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Kurssprache

Bei der Buchung wählt der Gast, in welcher Sprache er den Kurs möchte. Wenn das eingeplante Teammitglied diese Sprache nicht spricht, bekommt der Gast dazu eine E-Mail, mit den Sprachen dieses Teammitglieds. So erfährt er es lange vor dem Kurs.

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Haftungsausschluss

Alle Teilnehmenden unterschreiben den Haftungsausschluss digital, im Gästeportal oder auf einem Tablet am Empfang. Unter dem Alter, das Sie festlegen, unterschreibt ein Elternteil oder ein Vormund. In der Teilnehmerliste sehen Sie für jede Person, wann unterschrieben wurde.

Warteliste

Wenn ein Datum ausgebucht ist, trägt sich der Gast in die Warteliste ein. Das kostet ihn nichts und er sieht, auf welchem Platz er steht. Wenn ein Platz frei wird, wählen Sie, wer ihn bekommt, und mit einem Zahlungslink ist alles erledigt.

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Anzahlung

Pro Aktivität wählen Sie einen festen Betrag, einen Prozentsatz oder gar keine Anzahlung. Beim Bezahlen entscheidet der Gast, ob er alles zahlt oder zuerst die Anzahlung, per iDEAL, Bancontact oder Karte. Wenn er auf der Zahlungsseite abbricht, bekommt er nach anderthalb Stunden eine einzige E-Mail mit einem Button zum Abschließen.

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Rabattcode

Ein Rabattcode gibt einen Prozentsatz oder einen festen Betrag Rabatt, auf die Aktivitäten und in dem Zeitraum, die Sie wählen. Sie schicken dem Gast einen Link, in dem der Code schon steckt, oder er gibt ihn im letzten Schritt selbst ein. Mit einem Limit legen Sie fest, wie viele Buchungen den Code nutzen dürfen.

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Gutschein

Das Büro gibt einen Gutschein mit Code, Guthaben und Gültigkeit aus. Der Gast löst ihn online bei der Buchung ein und bei jedem Gutschein sehen Sie, wo er eingelöst wurde. Der Online-Verkauf kommt später.

Restbetrag

per Zahlungslink

Der Restbetrag ist 28 Tage vor dem Start fällig, oder so viele Tage vorher, wie Sie pro Aktivität festlegen. Vierzehn und drei Tage davor erhält der Gast eine Erinnerung mit einem Button zum Bezahlen. Jeder Zahlungslink lässt sich nur einmal bezahlen, doppelt zahlen ist also ausgeschlossen.

Umsteigen zuGastlinie · Gästeportal

Mahnung

Drei Tage nach einem verpassten Fälligkeitsdatum liegt eine Mahnung für Sie bereit. Sie lesen sie zuerst, passen bei Bedarf die neue Frist an und ergänzen einen persönlichen Satz. Danach verschicken Sie sie oder lassen sie liegen, denn von selbst geht eine Mahnung nie raus.

Firmenbuchung

Ein Gast bucht für eine Firma und die Rechnung geht an diese Firma, mit USt-IdNr. (geprüft über VIES) und Bestellnummer. Wenn die Aktivität auf Rechnung läuft, kommt die Buchung als Anfrage beim Büro an. Die Namen der Teilnehmenden trägt der Gast später in seinem Gästeportal nach.

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Angebot

Für ein Teamevent oder eine große Gruppe erstellen Sie ein Angebot, mit einer Zeile pro Aktivität und Datum zum vereinbarten Preis. Der Gast erhält es per E-Mail als PDF. Wenn er zusagt, halten Sie die Zusage fest und das System legt alle Buchungen auf einmal an.

Rechnung

Sobald alles bezahlt ist, erstellt das System die Rechnung und schickt sie als PDF per E-Mail, in der Sprache der Buchung. Wenn der Gast früher eine Rechnung möchte, erstellen Sie sie selbst, nach einer Vorschau zum Prüfen. Eine ausgestellte Rechnung behält ihre Nummer und bleibt unverändert.

Buchhaltung

Ihre Buchhaltung erhält von jeder Rechnung eine Kopie, sobald Sie deren E-Mail-Adresse eingetragen haben. Bei jeder Buchung sehen Sie, wann diese Kopie verschickt wurde.

Erstattung

Eine Online-Zahlung erstatten Sie auf dieselbe Karte oder dasselbe Konto, ganz oder teilweise. Der Gast bekommt eine E-Mail, dass das Geld unterwegs ist. Wenn Sie bar oder per Überweisung erstattet haben, tragen Sie das ein, damit der Stand stimmt.

Geldübersicht

Auf der Geldseite sehen Sie, was diesen Monat eingegangen ist, was Stripe noch verarbeitet und was auf dem Weg zur Bank ist. Darunter steht pro Woche, was Sie noch erwarten, Überfälliges in Rot.

Kurs oder Termin

Jeder Kurs und jeder Termin hat eine Zahl an Plätzen. Wie viele gebucht und frei sind, zählt das System jedes Mal neu aus den Buchungen, darum stimmt dieser Stand immer. Einen Kurs mit Gästen und noch ohne Besetzung zeigt das Dashboard gesondert.

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Teammitglied

gewählt per Einsatzvorschlag

Der Einsatzvorschlag setzt nach oben, wer den Gast schon hatte, wer seine Sprache spricht, wer die Qualifikation hat und wer in dieser Woche noch wenige Stunden hat. Sie fragen ihn pro Kurs oder für eine ganze Woche an und sehen bei jedem Vorschlag, warum. Wer Urlaub hat oder zu dieser Zeit schon eingeplant ist, überspringt der Vorschlag.

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Gruppeneinteilung

Einen Termin mit vielen Gästen teilen Sie in Gruppen auf, jede mit eigenem Niveau und eigener Betreuung aus dem Team. In der App sieht diese Person nur die Gäste ihrer Gruppe. Wenn eine Gruppe größer wird als üblich, sehen Sie das sofort.

Team-App

Ihr Team legt die App auf den Startbildschirm des Handys und sieht unter „Heute“ die eigenen Kurse, mit Treffpunkt, Kolleginnen und Kollegen mit Anruf-Button und den Teilnehmenden. Die App bleibt ohne Empfang lesbar. Preise und Zahlungen stehen nicht darin.

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Nachrichten

Wenn sich Zeit oder Treffpunkt eines Kurses ändern, sehen das alle Eingeteilten in der App. Für alles andere schicken Sie selbst eine Nachricht, etwa „Bitte eigenes Mittagessen mitbringen“. Bei jeder Person im Team sehen Sie, ob sie die Nachricht gelesen hat.

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StundenExtra, kostenpflichtiges Extra, monatlich ein- und ausschaltbar

Aus dem Dienstplan erstellt das System pro Arbeitstag einen Stundeneintrag, mit dem Stundensatz, der an dem Tag gilt. Neu berechnen geht jederzeit: Was schon da war, bleibt stehen und nichts kommt doppelt. Freigeben können Sie eine ganze Liste auf einmal.

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LohnexportExtra, kostenpflichtiges Extra, monatlich ein- und ausschaltbar

Jeden Monat laden Sie eine Übersicht in Excel herunter, mit Tagen, Stunden und Stundensatz für jede Person im Team. Für Ihre Lohnabrechnung stellen Sie die Stunden als CSV bereit, die sich auch sauber in Excel öffnet. Diese Datei übertragen Sie selbst in Ihr Lohnprogramm.

Kalender

Jeder Kurs und jeder Termin steht im Kalender, mit gebuchten und freien Plätzen, wartenden Gästen und dem Team im Einsatz. Rot heißt ausgebucht oder noch niemand eingeplant.

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Wochenplanung

Die Planung zeigt die ganze Saison, Woche für Woche. Pro Tag sehen Sie, wie viele Kurse Gäste haben, wie vielen davon noch die Besetzung fehlt und wer frei hat. Einen Namen ziehen Sie einfach auf einen Kurs, oder Sie lassen den Einsatzvorschlag eine ganze Woche planen und teilen alles auf einmal zu.

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Dashboard

Das Dashboard ist die Morgenliste des Büros. Dort stehen neuer Urlaub, volle oder fast volle Tage, Buchungen, die Aufmerksamkeit brauchen, die Kurse dieser Woche und Kurse, für die noch niemand eingeteilt ist. Was Sie gesehen haben, haken Sie für das ganze Team ab.

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Urlaub

Wer Urlaub möchte, meldet ihn in der App, mindestens eine Woche im Voraus und für eine Zeit ohne Einsatz im Dienstplan. Der Urlaub steht dann sofort fest und erscheint auf Ihrem Dashboard. Das Büro trägt selbst Urlaub für jedes Datum ein und nimmt ihn wieder heraus, wenn es doch nicht passt.

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Offen und geschlossen

Pro Aktivität legen Sie fest, wie viele Plätze ein Tag hat und welche Tage offen sind. Mit null Plätzen ist ein Tag geschlossen. Sie wählen auch, bis wann Gäste online buchen können, zum Beispiel bis einen Tag vor dem Start.

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Webshop

Ihr eigener Webshop bleibt Ihr Schaufenster. Jede Aktivität hat im System eine eigene Buchungsseite mit fester Adresse, auf Niederländisch und Englisch.

Online-Buchung

Der Gast bucht in drei Schritten: auswählen, Angaben machen und bestätigen. Ein Konto braucht er dafür nicht. Wenn jemand anderes gerade den letzten Platz bekommt, erhält er bis zu drei andere Termine oder die Warteliste.

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Buchung von Hand

Für einen Gast, der anruft, eine E-Mail schreibt oder über einen Partner kommt, trägt das Büro die Buchung selbst ein. Das System schlägt Betrag und Anzahlung aus der Aktivität vor und Sie passen an, was Sie vereinbart haben. Danach schicken Sie einen Zahlungslink und alles läuft weiter wie bei einer Online-Buchung.

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Meldung ans Büro

Bei jeder Online-Buchung, Anfrage oder Anmeldung zur Warteliste klingelt die Glocke im Backoffice. Außerdem kommt eine E-Mail ins Büropostfach, mit den Angaben und einem Button zur Buchung. So sehen Sie neue Buchungen auch, wenn Sie gerade nicht im System sind.

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